Una plantilla para organizar el proceso de consenso y terminar con una lista de tareas y puntos a tener en cuenta, además de responsables de llevarlas a cabo. Es decir, un proceso de consenso que se autodocumenta.
Describir el problema que se presenta. Dar detalles, esperanzas y resultados esperados. Ser claras con la urgencia y las fechas necesarias para resolverlo. Si hay indefiniciones, el proceso de consenso debe tratar de dilucidarlas, para que el problema quede mejor formulado. Es mejor demorarse un poco en este paso que saltar a la proposición de soluciones sin tener el problema en claro.
Una lista con items de posibles soluciones. Idealmente se presenta el problema y luego de debatirlo se empiezan a agregar soluciones. Sin embargo, cuando alguien presenta un problema ya tiene una solución en mente, se puede agregar acá pero hay que tener en cuenta que muy posiblemente termine siendo modificada durante el proceso de consenso.
Una lista con items de las necesidades que tenemos con respecto al problema y las posibles soluciones. Materiales, recursos, medios, responsables, etc.
Una lista con items de las razones por las que estamos contentas con respecto a las soluciones del problema. Esto ayuda a todas a tener en cuenta nuestras esperanzas y objetivos.
Una lista con items de los puntos que nos preocupan con respecto al problema y las soluciones. Tal vez los temas que debatimos no nos motivan del todo o no terminamos de estar de acuerdo en el enfoque o su necesidad inmediata, pero solo podemos expresarlo como una preocupación.
Esto ayuda a todas a tener en cuenta nuestras preocupaciones colectivas a la hora de llevar a cabo las tareas y prever cuando una acción puede generar malestar.
Una lista con items de todas las tareas para hacer, junto con las responsables de llevarlas a cabo y fechas tentativas de finalización. Las tareas sin responsable están libres para que otras se encarguen. No hay que olvidar la fecha tentativa, que ayuda a todas a organizar sus tiempos, agendas y tareas.
Listar aquí las tareas para hacer que ya fueron realizadas, con su fecha de finalización agregada. Esto permite visualizar rápidamente qué se hizo y qué falta hacer, además de tener un seguimiento mínimo de cuánto tiempo tardamos en cumplir con lo que consensuamos.
Si se está usando papel, tachar el ítem en la lista anterior y volverlo a escribir aquí. Si se está usando un medio digital, cortar y pegar.
Si no todas estamos al tanto de lo que se está debatiendo, agregar material de lectura, audiovisual, etc. para introducirnos en el tema y participar con conocimiento de causa.